西安培華學院二級學院院存檔案材料的範圍內容及管理辦法

                                                             西安培華學院二級學院

院存檔案材料的範圍內容及管理辦法
 
各二級學院的管理工作是學校教育教學工作的前沿,學校各項工作和重大活動都要通過二級學院貫徹到師生中去,同時二級學院也是本院存檔材料直接形成者。它是專業教學,教育的有效憑據,是發展專業庫存信息、專業建設的曆史記錄,也是檢查、評估、利用的有效檔案材料。爲切實加強二級學院教學檔案管理工作,逐步使院存檔案標准化、規範化,充分發揮在各項工作中的作用,更好地爲學院提供利用服務。根據《西安培華學院檔案管理辦法》的要求,制定我校二級學院院存檔案材料的範圍內容和管理辦法。
第一部分 二級學院院存檔案材料的範圍、內容
    依據檔案管理的基本要求,各二級學院在教學管理、教學實踐和教學研究等工作中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料等屬于教學檔案的歸納範圍,具體歸檔範圍內容如下:
一、綜合管理類
1. 學校下發的各類文件(院發文)
2. 本學院年度工作計劃、總結等文件
3. 本學院各類會議記錄、資料等文件
4. 教風、學風、校園文化建設等方面的文件材料
5. 黨建、團委、學生會牽頭的活動工作有關文件
6. 本學院在工作中(行政、教學、黨團)所産生的有保存、參考價值的聲像、實物等材料
二、教學管理類
1. 人才培養方案、教學任務(按學年)
2. 任課教師課表安排、教學教案、開課說明、教學日曆、課件(電子檔)
3. 課堂教學及教學調度相關材料(請假、調課、補課等材料)(原始材料)
4. 本專業學生教育、講座、座談等重大活動材料

5.    本學院教學檢查(初、中、末)、教學事故調查及總結材料

6. 本院各專業課程試題、學生試卷、學生成績單、過程性考核材料                     
7. 毕业论文相关资料及评审意见等材料           

8.    教師工作量核算、登記表等             

三、學生檔案類
1. 學生花名冊(按專業、班級)
2. 學生學籍異動材料(複印件)
3. 學生獎、懲材料(複印件)
4. 畢業、就業統計表、彙總表
四、教學建設類
1. 師資隊伍建設
2. 學科與專業建設
3. 課程建設
4. 教材建設
5. 實踐基地建設
五、教學改革與研究類
1. 教學各類成果、比賽等活動
2. 教研、教改項目申報等材料
3. 教學內容與課程體系、方法等材料
4. 實踐教學改革、研究相關材料
第二部分 作用及職責
    各二级学院的教学档案是学校档案的一个组成部分,纳入档案馆统一管理,并提出明确的归档要求,自觉接受学校档案馆的業務指導、检查和监督。
二級學院應由院領導全面負責,實行統一管理、利用。學院兼職檔案員負責對本學院所産生的文件材料進行收集,按照時間(不能混年存放)、問題(內容)、保管期限進行整理、歸檔(院存)、保管、利用等一些列工作程序,整理好的檔案文件資料集中統一存放在固定的專用櫃子,長期保管爲50年,短期保管爲10-15年。
各二級院兼職檔案員調動時,嚴格辦理交接手續,將所保管的檔案、資料等情況交接清楚,否則不予辦理離職。