西安培華學院歸檔文件整理規則

西安培華學院歸檔文件整理規則

    为了推进学校档案管理现代化,规范归档文件整理方法,提高工作效率。遵照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000),结合我校档案工作实际,特制定《西安培華學院歸檔文件整理規則》。

一、定義
1.歸檔文件:學校各個管理部門在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作爲文書檔案保存的各種紙質文件材料。
2.歸檔文件整理:將歸檔文件以件爲單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化的過程。
3.件:歸檔文件的整理單位。一般以每份文件爲一件,文件正本與定稿爲一件,正文與附件爲一件,原件與複制件爲一件,轉發文與被轉發文爲一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)爲一件,來文與複文爲一件(不同年度的各爲一件)。
二、整理原則
遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用。
三、質量要求
1.歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整,字迹模糊或易褪變的文件應予複制。噴墨打印機件、傳真件等應複制後保存,原件在前,複制件在後。
2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求。歸檔文件應采用碳素或藍黑墨水等耐久材料書寫,禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水書寫。
四、整理方法
1裝訂:归档文件应按件裝訂。裝訂前应拆除文件材料上的金属物,以不影响归档文件的阅读和复制为宜。
裝訂时正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文为一件时,复文在前,来文在后;请示与批复为一件时,批复在前,请示在后。
每件文件裝訂时,一般采用不锈钢夹将文件夹牢;如果文件过厚时,可采用线绳三孔一線法裝訂,文件过薄可采用胶水粘贴法。
2分類:歸檔文件按年度檔案類目保管期限方法进行分類。
1)年度:按文件形成年度分類。
2)檔案類目:根据《西安培华学院档案实体分類方案》,归档文件分为:党群、行政、学生、教學、科学研究、儀器設備、産品生産與科技開發、出版物、基本建設、財會、外事等。
3)保管期限:永久(Y)、長期(C)、短期(D
3排列:归档文件应在分類方案的最低一级类目、同一保管期限内,按文件成文日期顺序排列。同一日期的归档文件可按文件发文字号大小进行排列,有年无月的文件可归入年末,有月无日的文件可归入月末。同一事由(一次会议、一次活动、一个事件)的成套性文件材料可集中排列。
4編號:归档文件应依档案分類方案和排列顺序逐件編號,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置为全宗号、年度、机构(问题)、保管期限、件号页数等项目
1)全宗號——上級檔案館給立檔單位編制的代號。
2)年度——文件形成年度,以四位阿拉伯數字標注公元紀年,如2000
3)機構(問題)——采用《西安培华学院档案工作实体分類方案》的类目代号,分别为:党群DQ、行政XZ、教學JX、科學技術研究KY、儀器設備SB、産品生産與科技開發CP11、出版CB、基本建設JJ、財會CK、外事WS
4)保管期限——歸檔文件保存期限分爲永久、長期、短期三種。
5)件號——文件的排列顺序号。在档案实体分類方案的最低一级类目、同一保管期限内,按文件的形成日期从“1”開始編制順序號。
6)頁數——每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面爲一頁,文件簽發單、閱辦單應計算頁數。
5.编目:归档文件应逐渐编目。请示与批复、来文与复文为一件时,只对批复和复文进行编目。归档文件依据分類类目,室编件号顺序编制目录,归档文件目录设置件号、责任者、文号、題名、日期、页数、备注
1)件號:文件的排列顺序号,即馆(室)。在实体分類方案的最低一级类目、同一保管期限内,按事由结合文件形成日期从“1”開始編制順序號。
2)責任者——制發文件的單位或個人,即文件的發文機關或署名者,要求全稱或規範化的簡稱。
3)文號——件的發文字號(要求全號)。
4)題名——文件的標題。沒有標題或標題不規範的,可自擬標題。
題名填寫補充說明:

轉發文與被轉發文爲一件時,按轉發文編目,同時應將被轉發文的字號輸入在題名裏,帶有密級的要注明,並用圓括號括起來(如:含×××字[2004] ××号文件,秘密或机密);

請示與批複爲一件時,按批複文件編目,同時應將請示文件字號輸入在題名裏,帶有密級的要注明,並用圓括號括起來(如:含×××字[2004] ××号文件,秘密或机密);

來文與複文爲一件時,按複文編目,同時應將上級來文字號輸入在題名裏,帶有密級的要注明,並用圓括號括起來(如:含×××字[2004] ××号文件,秘密或机密);

校內發文或上報文件中沒有明確反映出附件內容時,應將附件內容概括反映在題名裏,並用圓括號括起來;

學校上報文件中含有附件時,由于各種原因不能歸檔,應在題名裏注出(如:附件未歸檔),並在備考表上注明原因;

上级来文中只转发文件字号,没有反映題名情况下,应将被转发文件内容概括反映在題名裏,並用圓括號括起來。

5)日期——文件的形成時間。以八位阿拉伯數字標注年月日,如20020508
6)頁數——每一件歸檔文件中有圖文頁面的總頁數。歸檔文件按從“1—n”編寫連續頁號。
7)備注——注釋文件需要說明的情況。盒號可填寫在備注項裏。
歸檔文件目錄紙幅面尺寸采用國際標准A4型。归档文件目录按同一类目内,保管期限由高到低排列,编制封面裝訂成册,作为手工检索工具。
6.裝盒:將歸檔文件按件號順序依次裝入檔案盒,並填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。
1)檔案盒:檔案盒盒脊設置全宗、年度、期限、機構問題、文件起止號項目。
其中起止件號是盒內第一件文件和最後一件文件的件號,中間用號連接。
2)備考表:備考表置于盒內文件之後,包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期項目。
·盒內文件情況說明:填寫盒內文件在保管期間發生缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
·整理人:負責整理歸檔文件的人員姓名。
·檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名(檔案館管理人員)。
·日期:指歸檔文件整理完畢的日期。
7.排架:档案盒上架按檔案類目年度問題(類目代號)保管期限順序豎放排列(即檔案盒長作背脊)。
    五、歸檔電子文件的整理要求

    1. 归档电子文件组件(件的组织)、分類、排列、編號、编目,应符合本《规则》“四整理要求”的规定;

2. 歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包括組織、存儲等整理要求,參照《數字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T18894、DA/T38等標准執行;
3. 歸檔電子文件整理,應使用符合《數字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T18894等標准的應用系統。