西安培華學院歸檔文件材料質量要求

                              西安培華學院歸檔文件材料質量要求

 
爲進一步加強各類檔案的規範化和標准化管理,依據國家和學校有關檔案工作規定,結合我校檔案工作實際情況和存在問題,特制定本歸檔文件材料質量要求,請有關部門參照執行。
一、基本要求
歸檔文件材料應齊全完整。歸檔文件材料形成時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案長期保存要求。
二、具體要求
1、歸檔的文件材料必須齊全完整,重要文件材料的簽署、印章、日期等應完備,照片(包括底片)、錄音帶、錄像帶等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔;
2、歸檔文件材料的制成材料必須易于耐久保存,同時要保證圖像清晰、字迹工整、審查簽字手續完備。歸檔的文件材料禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水等不利于文件材料長期保存的書寫材料,應使用黑色中性筆、藍黑墨水、碳素墨水書寫。
3、歸檔的文件材料紙張規格一般采用國際標准A4型,壓感紙、熱敏紙等傳真件字迹耐久性差,須複制後才能歸檔,複印時,墨粉濃度不宜太深,並且最好采用單面複印;
4、文件材料按件在左側裝訂,表格式文件材料裝訂時,表頭朝向裝訂線一側,對于破損的文件材料或小紙條,應進行修補或加邊。凡屬永久或長期保存的文件材料,須拆除鐵金屬物,用線繩或不鏽鋼訂書針裝訂。
5、對某些特殊超大的紙張(報表、圖樣等)需要加以折疊。折疊時,要盡量減少折疊次數,同時折痕處應盡量位于文件、圖表字迹之外。取齊右邊和下沿。此外,文件材料頁數較多時,宜單張折疊,以方便歸檔後的查閱利用。

6、電子文件的歸檔應遵守兩個原則:第一、電子文件和紙質文件歸檔實行雙套制,即在電子文件歸檔時應制作相應的紙質拷貝件,同時存檔。第二、同時做好網絡歸檔和脫機載體電子文件歸檔兩方面的工作,網絡歸檔是指將經過整理的電子文件,轉入檔案庫,脫機載體電子文件歸檔是指從網絡的硬盤上刻錄到光盤上,進行歸檔。