西安培華學院檔案管理辦法

西安培華學院檔案管理辦法
 
第一章 总 则

第一條 爲了加強學校檔案管理工作,提高檔案管理水平,實現檔案管理的標准化和規範化,充分發揮檔案在各項管理中的作用,有效保護和利用檔案,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和教育部《高等學校檔案管理辦法》,結合學校工作實際,特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的學校檔案,是指學校從事招生、教學、科研、管理以及其他各項活動直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的曆史記錄。

第三條 學校檔案是全體師生員工勞動成果和智慧結晶,是各項工作的真實記錄,是重要的信息資源和曆史憑證。是黨和國家的寶貴財富。學校檔案實行集中統一管理,以確保檔案的完整、准確、系統、安全和開發利用。

 第四條 學校檔案工作是學校各項工作的重要組成部分和基礎性工作。實行“三納入”、“四同步”制度,即:將檔案工作納入學校及各部門的工作計劃和發展規劃,納入各項管理制度,納入各項管理人員的職責範圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時,要布置、檢查、總結、驗收檔案工作,並作爲考核的內容之一。

第五條 學校檔案工作由學校校長指導,分管檔案工作的副校長協助校長負責檔案工作。其主要職責是:
 (一)貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策,批准學校檔案工作規章制度;
 (二)將檔案工作納入學校整體發展規劃,促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展;
 (三)建立健全與辦學規模相適應的學校檔案機構,落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備及經費;
 (四)研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
第二章 管理体制、机构设置和基本任务

第六條 學校的檔案工作接受國家檔案局、陝西省教育廳、陝西省檔案局和西安市檔案局的指導、監督和檢查。

第七條 學校在校長領導下做好檔案工作,由一名副校長具體分管檔案館,校長辦室主任主管。學校檔案館設館長一名,配備專職檔案工作人員並成立西安培華學院檔案工作委員會。全校各部門必須加強對檔案部門的領導,確定一名負責人分管本部門的檔案工作,需設1-2兼職檔案工作人員,負責本部門檔案的收集,整理和移交工作,並把做好檔案工作,納入有關人員的職責範圍,作爲檢查工作,考核的主要內容之一。

第八條 學校檔案館的基本任務是:

(一)貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策,綜合規劃學校檔案工作;
(二)制定和實施學校檔案工作規章制度,並負責監督、指導、檢查貫徹落實執行情況;
(三)負責接收(征集)、整理、分類、鑒定、統計、管理統計學校的各類檔案及相關資料;
(四)編制檢索工具,編研、出版檔案史料,爲編研校史服務,開發檔案信息資源;
(五)組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作;
(六)建立和健全全校檔案工作網絡,負責對全校專(兼)職檔案工作人員的業務培訓;
(七)開展檔案的開放和利用,利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動,充分發揮檔案的文化教育功能;
(八)參加校際間、同行間的工作協作,學術研究和經驗交流活動;
(九)對學校各種重大活動中應立卷舊檔的曆史記錄材料的檢驗和保管;
(十)完成學校領導交辦的其他工作。

第九條 學校檔案館是學校檔案工作的職能管理部門,主管全校檔案工作,對全校檔案工作實行統籌規劃,組織協調、統一制度監督和指導。檔案館永久保存和保存檔案的科學文化事業機構,同時又是開發利用檔案資源的信息文化交流中心。應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

第十條 學校檔案工作人員要遵紀守法,愛崗敬業,忠于職守,具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。檔案工作人員屬檔案專業技術管理人員,檔案人員(包括兼職人員)須接受檔案,或相關專業知識的培訓,按學校規定、經考核合格後方能上崗。

第十一條 學校專職檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第三章 文件材料的形成及归档

第十二條 建立健全文件形成部門、課題(項目)組立卷歸檔制度。學校職能部門工作形成的文件材料,由各職能部門按其業務範圍,做好文件材料的平時立卷整理和歸檔工作。科研課題、産品項目、工程項目負責人應指定專人負責材料的積累、整理與歸檔工作。

第十三條 建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度,定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作,明確崗位職責,強化責任意識,提高學校檔案管理水平。

第十四條 學校各部門的職能活動中形成的材料是學校檔案得以産生,各部門的工作是檔案的源頭。各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、准確、系統的基礎。每個承辦人員應按工作程序,對形成的文件材料進行收集、積累,做好平時立卷。在工作結束後整理立卷,移交歸檔。

第十五條 對本校個人以及學校工作職責活動中形成的有保存價值的各種載體、文件、材料必須按照規定向校檔案室移交。對于個人在其非職務活動中形成的主要文件材料,檔案部門可通過征集、代管及各種形式進行管理,提倡個人向檔案室捐贈檔案。

第十六條 各部門應將文件的形成、積累、整理和歸檔工作列入管理制度和程序,列入工作計劃,列入職責範圍和有關人員崗位責任制。
第十七條 學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。學校各部門、各學院負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求,組織本單位的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理組卷,編制頁號或者件號,制作歸檔文件目錄,由單位兼職檔案員檢查合格後向學校檔案館移交。

第十八條 归档的档案材料要求质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照國家檔案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文档归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

第十九條 依據《高等學校檔案實體分類法》和我校檔案實施情況,歸檔範圍分爲十四類:

    (一)黨群類:主要包括學校黨委、紀委、工會、團委、民主黨派等部門在工作活動中形成的各種會議文件、會議記錄、紀要、工作計劃、總結、報告、請示和批複、規劃、條例、法規、圖表等文件材料;上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。
(二)行政類:主要包括學校各行政處(室)直屬部門在工作中形成的各種會議記錄、紀要、工作計劃、總結、報告、規劃、制度、條例、法規、請示和批複、統計報表、圖表等文件材料;上級機關與學校關于人事管理、行政管理的文件材料。
(三)學生類:主要包括學校培養的學曆教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。
(四)教學類:主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔範圍》((87)教學辦字016號)的相關規定執行。
    (五)科技類:按原國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發〔1987〕6號)執行。
(六)基本建設類:按國家檔案局、原國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發〔1988〕4號)執行。
(七)儀器設備類:主要包括各種國産和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中産生的文件材料。
(八)産品生産類:主要包括學校在産學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
(九)出版物類:主要包括學校自行編輯出版的學報及其他學術刊物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。
(十)外事類:主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料;學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料;學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳台地區專家、教師、國際學生、港澳台學生等的材料;學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。
(十一)財會類:按財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32)執行。
(十二)聲像類:反映學校重大活動和曆史發展的照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、光盤等具有保存價值的各種聲像載體。
(十三)實物類:凡屬反映本校榮譽的國際、國內獲得的獎狀、獎章、獎杯、錦旗、證書及具有保存價值的贈品、禮品等實物。
(十四)人物類:有一定知名度教授、副教授在教學、科研管理工作和社會活動中形成的論著、榮譽件、生平事迹等有關文件材料,以個人爲單位建檔。

第二十條 學校檔案材料歸檔時間爲:

(一)學校各部門要在次學年6月底前歸檔;
(二)學校教務部門要在次學年寒假前歸檔;
(三)各二級學院要在畢業生離校前歸檔;
(四)科研類檔案要在項目完成後兩個月內歸檔,基建類檔案要在項目完成後三個月內歸檔。
第四章 档案的管理

第二十一條 學校档案馆要按照《高等學校档案实体分类法》的要求,对档案进行整理、分类、鉴定、编目和排架。

第二十二條 檔案館要按照國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》,確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案,經有關部門鑒定並登記造冊報校長批准後,予以銷毀。未經鑒定和批准,不得銷毀任何檔案。

第二十三條 檔案館要采用先進的檔案保護技術,防止檔案的破損、褪色、黴變和散失。對已經破損或者字迹褪色的檔案,應當及時修複或者複制。對重要檔案和破損、褪色修複的檔案應當及時數字化,加工成電子檔案保管。

第二十四條 學校档案由學校档案馆保管。在国家需要时,學校应提供所需的档案原件或者复制件。

第二十五條 學校及其它单位分工协作完成的项目,學校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交档案馆保存。

第二十六條 檔案館要對所存檔案和資料的保管情況定期檢查,消除安全隱患,遇有特殊情況,要立即向校長報告,及時處理。檔案庫房的技術管理工作,要建立、健全有關規章制度,由專人負責。

第二十七條 檔案館要認真執行檔案統計年報制度,並按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。

第五章 档案的利用与公布

第二十八條 档案馆要按照国家有关规定公布答案。未经學校授权,其他任何组织或者个人无权公布學校档案。

屬下列情況之一者,不對外公布:
(一)涉及國家秘密的;
(二)涉及專利或者技術秘密的;
(三)涉及個人隱私的;
(四)檔案形成單位規定限制利用的。

     第二十九條 檔案館提供利用檔案要遵循下列規定:

(一)凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人,在表明利用檔案的目的和範圍並履行相關登記手續後,均可以利用已公布的檔案。境外組織或者個人利用檔案的,按照國家有關規定辦理。
(二)查阅、摘录、复制未开放的档案,需经档案部门负责人批准。涉及未公开的技术问题,需经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,需经學校保密工作部门批准。
(三)學校各部门因工作需要查阅校党委会、常委会、校务会、理事会等重要会议记录,报经校长办公室主任批准。
(四)學校各部门因工作需要查阅组织、人事、专案档案,须经有关职能部门负责人审核同意查阅;
(五)絕密級科研檔案只限于指定的直接需要的部門和人員查閱,同該工作僅有部分關系的人員只能接觸有關部分;機密級科研檔案只限于該項目直接有關部門和人員查閱;秘密級科研檔案,與該工作有關的部門及人員都可查閱。校外人員謝絕查閱科研檔案,如有特殊需要查閱科研檔案,須持本單位正式介紹信,經業務主管處負責人同意。
(六)校內財務人員一般只能查閱與本職工作有關的財務檔案,須經業務主管處負責人批准。校內其他部門各類人員因工作需要查閱財務,須經業務主管處負責人同意方可查閱;
(七)档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,需经档案部门负责人批准。加盖學校档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十條 學校档案馆是学生出具档案证明的唯一机构。档案馆应为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案,檔案館應當無償和優先提供。

第三十一條  寄存在檔案館的檔案,歸寄存者所有。學生檔案室如果需要向社會提供利用,應征得寄存者同意。

第三十二條 檔案館要積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案,需經檔案形成單位同意,並報請校長批准。

第三十三條  檔案館要采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等),積極開展檔案宣傳工作。

第六章 条件保障

第三十四條 學校档案工作所需经费列入學校预算,保证档案工作的需求。

第三十五條 學校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案管理要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密檔案要設有專門庫房。存放聲像、電子等特殊載體檔案,要配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設備。

第三十六條 學校设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化与學校数字化建设同步进行。

第七章 奖惩与处罚

第三十七條 學校应建立档案工作检查、考核和评估制度,对档案工作成绩突出的单位和优秀的专、兼职档案人员给予表彰与奖励。

第三十八條 有下列行为之一的,學校对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

(一)玩忽職守,造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的;
(二)違反保密規定,擅自提供、抄錄、公布檔案的;
(三)塗改、僞造檔案的;
(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的;
(五)不按規定歸檔,拒絕歸檔或者將檔案據爲己有的;
(六)其他違反檔案法律法規的行爲;
第八章 附则

第三十九條 本辦法自公布之日起施行。凡與國家或者上級主管部門的有關規定相抵觸之處,則按國家及上級主管部門的有關規定執行。