關于做好2018級新生檔案材料歸檔工作的通知

 
各學院:

根據學校工作整體安排,從2018年11月19日起對全校2018級新生檔案進行集中接收、整理並辦理相關移交、接收手續。現就有關事項通知如下

一、歸檔範圍
1、本、专科学生档案歸檔範圍
(1)入學前檔案材料:包括高中階段學籍材料、高考報名登記表、高考體檢表、高考志願表、高考准考證、高考成績單
(2)入學後檔案材料:包括西安培華學院錄取通知書、西安培華學院學生登記表、西安培華學院體格檢查表、國防教育考核登記表。
(3)黨、團組織材料:包括入團申請書和志願書、入黨申請書、業余黨校培訓班鑒定表、積極分子培養寫實登記表、思想彙報。
2. 专升本学生歸檔範圍
包括入學前檔案材料(歸檔範圍同上)、专科阶段学籍材料和本科錄取通知書
二、檔案材料整理和移交要求
1. 檔材料整理要求:

(1)2018級新生的入學前檔案和專升本學生的專科檔案不得拆封,直接放入培華學生檔案袋中,若已拆封,寫明情況,學生本人和輔導員簽字確認。

(2)每個學生檔案袋中所裝材料內容,要在《學生檔案登記表》(見附表1)相對應的項目中劃勾。

(3)檔案材料缺失,輔導員及時通知學生盡快查找補齊,若無法補齊,要填寫《檔案材料缺失確認單》(見附表2),學生本人和輔導員簽字確認。

(4)檔案袋封面有關項目需用黑色中性筆填寫,字迹要工整,共包括七項內容:學號(填寫要求如:31B1180106、學院、專業、姓名、性別、入學時間、家庭住址(填寫至區縣)。
(5)不屬于學生檔案的材料,如團關系介紹信、團員證、戶口遷移證明等不要裝進學生檔案袋。
2. 檔案移交要求
(1)移交檔案時,以班爲單位將檔案按《學生檔案登記表》中的名單順序排好,連同《學生檔案登記表》、《檔案材料缺失確認表》一起交到檔案館。
(2) 檔案移交時間和地点:
移交時間
学     院
地 點
11月19日

医学院、 建筑与艺术设计学院

明德樓三樓西側學生檔案室
11月20日

人文與國際教育學院、傳媒學院

11月21日

會計與金融學院、智能科學與信息工程學院

三、注意事項
1. 檔案整理過中程輔導員務必認真檢查,確保檔案材料不錯裝、漏裝,對學生造成不必要的損失。 
2. 學生檔案關系到學生的隱私,參與檔案整理的有關人員要做好保密工作,不得隨意泄露學生檔案的內容。
3.檔案移交前请将每班学生花名册电子版发至404362252@qq.com
4. 如有疑問請打電話85680142或85680006樓老師咨詢。
5. 本次新生档案的歸档工作将例入年终档案工作考评,请各院高度重视。
 
附表:1. 西安培华学院学生档案登记表
          2. 檔案材料缺失確認表
          3. 西安培華學院2018級學生花名冊
 
 
 
 
 
西安培華學院檔案館

一八年十月三十日